Fra tilbud til faktura: en samlet arbejdsgang for små bureauer

Hvordan ser arbejdsgangen fra tilbud til faktura ud?

Uanset værktøj går de fleste bureauopgaver gennem de samme trin. Det er værd at skrive dem ned for dit eget bureau, fordi det viser, hvor oplysninger skal flyttes fra ét sted til et andet. Hvert trin bygger på det forrige, og hvis oplysningerne skal skrives af i hånden mellem trinene, er det dér, fejlene opstår.

• Lead: en mulig kunde har vist interesse.
• Tilbud: opgave, pris, leverancer og rettelsesrunder er beskrevet.
• Accept: kunden siger ja skriftligt.
• Projekt: opgaven deles op i faser og opgaver med ansvarlige og deadlines.
• Godkendelse: kunden godkender leverancerne undervejs.
• Tid: timer registreres mod projektet eller et klippekort.
• Faktura: der faktureres ud fra tilbuddet eller de registrerede timer.

Når tilbuddet ikke bliver til en projektplan

Når kunden har sagt ja, ligger tilbuddet ofte som en PDF i en mail, mens projektet bygges op fra bunden et andet sted. Leverancer og rettelsesrunder, der stod i tilbuddet, bliver glemt, og det aftalte omfang er svært at finde, når kunden beder om mere.

Byg tilbuddet op, så det kan bruges direkte som plan. Del det i faser med de samme navne, som projektet skal have, og giv hver fase sine leverancer. Så er accepten også starten på projektet og ikke bare en underskrift.

• Brug de samme fasenavne i tilbud og projekt.
• Få accepten skriftligt og med dato.
• Opret projektet samme dag, som tilbuddet accepteres.

Når godkendelser og ændringer forsvinder i mails

Midt i projektet kommer kunden med kommentarer, ønsker og nye idéer. Hvis de kun findes i mails, kan ingen bagefter se, hvad der blev godkendt, hvad der var en rettelse inden for aftalen, og hvad der var en ny opgave.

Hold godkendelser samme sted som projektet. Når kunden beder om noget, der ikke står i tilbuddet, så registrér det som en ændring, og aftal prisen, før arbejdet går i gang. Det er langt nemmere end at forklare en højere faktura bagefter.

Når timer registreres for sent

Timer, der skrives ind fredag eftermiddag eller ved månedens slutning, er gætværk. Det rammer både faktureringen og din egen viden om, hvad opgaverne faktisk tager, og dermed også dit næste tilbud.

Registrér tid mod den konkrete opgave, mens du arbejder på den eller samme dag. Brug korte beskrivelser, der giver mening for kunden, hvis timerne skal stå på en faktura.

• Registrér samme dag, ikke ved månedens slutning.
• Knyt timerne til en opgave, ikke kun til kunden.
• Hold klippekortstimer og projekttimer adskilt.

Når fakturaen laves fra bunden

Når fakturaen skal laves, samles timer fra ét sted, priser fra tilbuddet og kundens oplysninger fra et tredje. Det tager tid, og det er her, timer bliver glemt eller faktureret to gange.

Lav fakturaen direkte ud fra de registrerede timer eller tilbuddets faste pris, og tjek den mod det accepterede tilbud, før den sendes. Afvigelser skal kunne forklares med godkendte ændringer. Kan de ikke det, er det et tegn på, at noget gik tabt tidligere i forløbet.

Hele forløbet i Bureaubasen

Bureaubasen samler arbejdsgangen i ét system. Leads ligger i en pipeline, og når kunden accepterer et tilbud online, oprettes projektet med faser og opgaver. Kunden godkender leverancer på sit eget link uden login, timer registreres mod opgaver eller klippekort, og fakturaen laves ud fra de registrerede timer med moms. Fakturaen kan udskrives eller gemmes som PDF, men selve bogføringen sker stadig i dit regnskabsprogram.

Spørgsmål og svar

Hvad er den mest almindelige fejl mellem tilbud og faktura?

At tilbuddets omfang ikke følger med ind i projektet. Så kan ingen se, hvad der var aftalt, når kunden beder om mere, og ekstraarbejdet ender ofte med ikke at blive faktureret.

Skal et lille bureau bruge ét system til det hele?

Ikke nødvendigvis. Det afgørende er, at oplysninger ikke skal skrives af mellem værktøjer. Bruger du flere værktøjer, så skriv ned, hvem der flytter hvad, og hvornår.

Hvornår skal et projekt faktureres?

Det aftales i tilbuddet. Mange små bureauer fakturerer en del ved accept og resten ved levering, eller løbende efter registrerede timer på længere projekter.

Hvordan håndterer jeg ændringer, der ikke står i tilbuddet?

Registrér dem som ændringer, aftal prisen, før arbejdet starter, og få kundens accept skriftligt. Så kan de faktureres uden diskussion.