Klippekort i et bureau: sådan holder du styr på timerne

Hvad er et klippekort i et bureau?

Et klippekort er en forudbetalt pulje af timer, som kunden køber og bruger af over tid. I webbureauer bruges det typisk til drift efter lancering: opdateringer, små rettelser, nye undersider og support. Opgaverne er for små til hver sit tilbud, men for mange til at give væk.

For kunden er fordelen en kendt pris og et fast sted at gå hen med små opgaver. For bureauet er fordelen, at arbejdet er betalt på forhånd, og at du slipper for at sende små fakturaer på en halv time.

Aftal reglerne, før kortet sælges

De fleste problemer med klippekort opstår, fordi reglerne aldrig blev skrevet ned. Skriv dem i tilbuddet eller aftalen, så der ikke er noget at diskutere senere. Tag stilling til mindst disse punkter:

• Mindste enhed: registreres der i kvarterer, halve timer eller hele timer?
• Hvad der trækkes fra kortet, og hvad der ikke gør, fx om mails og korte telefonsamtaler tæller med.
• Udløb: gælder kortet i 6 eller 12 måneder, eller udløber det ikke?
• Hvad der sker, når kortet er brugt op: stopper arbejdet, eller fortsætter det til timepris, til et nyt kort er købt?
• Om større opgaver altid kræver et separat tilbud, selvom der er timer tilbage på kortet.

Sådan undgår du dobbeltfakturering af klippekort

Dobbeltfakturering sker, når timer, der allerede er betalt via klippekortet, også kommer med på en almindelig timefaktura. Det sker oftest, når samme kunde både har et klippekort og et projekt, og alle timer ender i det samme regneark.

Reglen er enkel: klippekortet faktureres, når det købes, og timer, der trækkes fra kortet, faktureres aldrig igen. Derfor skal hver registrering markeres som enten klippekort eller fakturerbar, når den oprettes, ikke bagefter.

• Fakturér kortet ved køb, ikke ved forbrug.
• Registrér hver time mod enten kortet eller et projekt, aldrig begge.
• Gennemgå timerne, før du laver en timefaktura, og fjern dem, der er trukket fra et kort.
• Timer ud over kortets saldo faktureres separat og tydeligt markeret som overforbrug.

Gør saldoen synlig for kunden

Når kunden selv kan se saldoen, forsvinder de fleste diskussioner. Kunden ved, hvor mange timer der er tilbage, og kan selv vurdere, om en opgave er værd at bruge dem på.

Det mindste du kan gøre, er at sende en kort opgørelse hver måned med forbrugte timer, hvad de er brugt på, og hvad der er tilbage. Bedre er en side, kunden altid kan åbne, hvor saldoen er opdateret med hver registrering.

Skriv en kort beskrivelse på hver registrering. „Opdatering af plugins og test af kontaktformular“ er nemmere at acceptere end en linje, hvor der kun står drift og halvanden time.

Sælg det næste klippekort, før det første er brugt op

Et klippekort, der løber tør midt i en opgave, giver en akavet samtale. Sæt en grænse, fx når der er tre timer tilbage, og giv kunden besked, så der er tid til at købe et nyt kort, før arbejdet går i stå.

Brug også forbruget til at justere størrelsen. Bruger kunden hele kortet på tre måneder hver gang, er et større kort eller en fast månedlig aftale måske enklere for begge parter. Bruger kunden kun en brøkdel, før kortet udløber, er et mindre kort mere fair.

Klippekort i Bureaubasen

I Bureaubasen registreres tid direkte mod kundens klippekort, og kunden ser saldoen på sit eget link uden login, så du ikke skal sende opgørelser. Fakturaer laves ud fra de registrerede timer med moms og kan udskrives eller gemmes som PDF. Systemet bogfører ikke og synkroniserer endnu ikke med Dinero eller e-conomic.

Spørgsmål og svar

Skal et klippekort have en udløbsdato?

Det er ikke et krav, men en udløbsdato på 6 eller 12 måneder gør det lettere at planlægge. Skriv den i aftalen, så kunden kender den fra starten.

Hvornår skal et klippekort faktureres?

Ved køb. Timerne, der bruges af kortet, er dermed betalt og må ikke komme med på en senere timefaktura.

Hvad sker der, når klippekortet er brugt op?

Det bestemmer du i aftalen. De fleste vælger enten at stoppe arbejdet, til et nyt kort er købt, eller at fakturere de ekstra timer til almindelig timepris.

Hvor stort bør et klippekort være?

Tag udgangspunkt i, hvor mange timer kunden plejer at bruge på tre til seks måneder. Et kort, der varer for kort, giver mange købsrunder, og et, der varer for længe, risikerer at udløbe.